אוטומציה עם אקסל וגוגל שיטס: כמה רחוק אפשר להגיע בלי מערכת
לפני שקונים מערכת, שווה לדעת מה הגיליון שכבר יש לכם יודע לעשות לבד: טפסים שנכנסים מסודרים, התראות, מסמכים שנוצרים מעצמם. וגם, באותה כנות, הסימנים שהגיליון נגמר ומחזיק את העסק כבן ערובה.
יש נטייה בתעשייה שלנו לזלזל בגיליונות, בדרך כלל אצל מי שמוכר מערכות. האמת המקצועית הפוכה: גוגל שיטס הוא כלי האוטומציה הנפוץ ביותר בעולם העסקים הקטנים, ובצדק. הוא חינמי, כולם מכירים אותו, והוא יודע לעשות הרבה יותר ממה שרוב המשתמשים מוציאים ממנו.
המדריך הזה עושה שני דברים: מראה כמה רחוק אפשר להגיע עם הגיליון שכבר יש לכם, ומסמן בכנות את הקו שאחריו הגיליון מפסיק לשרת אתכם ומתחיל לשלוט בכם.
השלב הראשון: להפסיק להקליד דברים שנכנסים לבד
האוטומציה הכי משתלמת בגיליון היא זו שמונעת הקלדה. טופס גוגל שמחובר לשיטס הופך כל פנייה, הרשמה או הזמנה לשורה מסודרת עם חותמת זמן, בלי שאף אחד מעתיק כלום. זה נשמע בסיסי, ובכל זאת רוב העסקים שאנחנו פוגשים עדיין מעתיקים ידנית ממיילים לגיליון.
- טופס פניות באתר או בעמוד פייסבוק שנכנס ישר לגיליון
- טופס הרשמה לסדנה עם ספירת מקומות אוטומטית
- טופס דיווח שעות או הוצאות לעובדים מהנייד
- טופס משוב אחרי שירות, עם התראה כשמגיע ציון נמוך
השלב השני: הגיליון מתחיל לדבר
גיליון שרק אוסף נתונים הוא ארכיון. גיליון שמתריע הוא כלי עבודה. עם נוסחאות מותנות ועם Apps Script, סביבת הקוד שמובנית בשיטס, אפשר לגרום לגיליון לפעול בעצמו:
- מייל אוטומטי לאחראי כשנכנסת שורה חדשה עם פנייה דחופה
- סיכום יומי בשמונה בבוקר: כמה פניות נכנסו אתמול וכמה פתוחות
- צביעה אוטומטית של שורות שמחכות יותר משלושה ימים
- תזכורת שבועית על חשבוניות שמועד התשלום שלהן עבר
סקריפט כזה הוא עבודה של שעות בודדות למי שמכיר את הסביבה. זו נקודה חשובה לחישוב הכדאיות: לפני שמשווים מחיר של מערכת שלמה, שווה לבדוק מה סקריפט אחד קטן היה פותר.
השלב השלישי: הגיליון מתחבר לעולם
כאן נכנסים כלי האינטגרציה, Make, Zapier ודומיהם, שמתייחסים לשיטס כאל מסד נתונים לכל דבר. שורה חדשה בגיליון יכולה להפעיל כל דבר: הודעת וואטסאפ, יצירת חשבונית במערכת החשבוניות, אירוע ביומן, משימה למישהו בצוות. ובכיוון ההפוך, כל אירוע במערכת אחרת יכול לכתוב שורה בגיליון.
בעסקים רבים שעבדנו איתם, גוגל שיטס משמש בתור המערכת המרכזית חודשים ארוכים לפני שנקנה CRM, ולפעמים הוא פשוט נשאר. הכלי הנכון הוא זה שהצוות באמת משתמש בו.
מה אפשר ומה לא, במבט אחד
| צורך | אפשרי בגיליון? | איך |
|---|---|---|
| קליטת פניות מסודרת | כן, בקלות | טופס מחובר עם חותמת זמן והתראה |
| מעקב סטטוס פר לקוח | כן, עד גבול | עמודת סטטוס עם צביעה מותנית, נשבר כשיש הרבה משתמשים |
| הפקת מסמכים והצעות מחיר | כן | תבנית מסמך שמתמלאת מנתוני שורה דרך סקריפט |
| תזכורות ומעקבים אוטומטיים | כן | Apps Script עם ריצה מתוזמנת |
| היסטוריית לקוח מלאה במקום אחד | בקושי | דורש הצלבת גיליונות, כאן מערכת מתחילה להשתלם |
| הרשאות מדויקות מי רואה ומשנה מה | לא באמת | הגנת טווחים היא חלקית, זו חולשה מובנית |
חמשת הסימנים שהגיליון נגמר
- 1יש יותר מגיליון אחד שמנהל את אותם נתונים, ואף אחד לא בטוח מי המעודכן
- 2שאלה עסקית פשוטה דורשת לפתוח כמה קבצים ולשאול אנשים
- 3יש אדם אחד שרק הוא מבין איך הגיליון בנוי, וכולם מפחדים לגעת
- 4שגיאות שקטות צצות: שורות שנמחקו, מיון ששיבש נתונים, עותקים ישנים
- 5אתם מזינים את אותו נתון פעמיים, פעם בגיליון ופעם במערכת אחרת
אם זיהיתם שלושה מהחמישה, הגיליון כבר עולה לכם יותר ממערכת. אבל גם אז, הצעד הנכון הוא לא לזרוק אותו מחר: קודם מסדרים את הנתונים, מגדירים תהליך אחד ברור, ורק אז מעבירים אותו למערכת. מערכת שמקבלת בלגן מנהלת בלגן, רק ביוקר.
בשורה התחתונה
גיליון עם טפסים, התראות וסקריפט קטן מכסה חלק גדול ממה שעסק קטן צריך, בעלות קרובה לאפס. זו נקודת הפתיחה הנכונה כמעט לכולם. המיומנות האמיתית היא לזהות את הרגע שבו הכלי הזול הופך ליקר, והרגע הזה מגיע דרך הסימנים שלמעלה, לא דרך פרסומת למערכת.
שאלות שחוזרות
- אקסל או גוגל שיטס לאוטומציה עסקית?
- לרוב העסקים הקטנים, שיטס. הוא חי בענן, כמה אנשים עובדים עליו במקביל בלי לשלוח קבצים במייל, הוא מתחבר בקלות לטפסים של גוגל, וכלי האינטגרציה כמו Make ו-Zapier מתחברים אליו באופן מובנה. אקסל חזק יותר בעיבוד כבד ובנוסחאות מתקדמות, אבל רוב הצרכים העסקיים הם לא שם.
- מה זה Apps Script ואני צריך מתכנת בשבילו?
- זו סביבת הקוד שמובנית בתוך גוגל שיטס ומאפשרת לו לעשות דברים שנוסחה לא יכולה: לשלוח מייל, ליצור מסמך, לרוץ כל בוקר בשעה קבועה. סקריפט קצר הוא משימה של שעות ספורות למי שמכיר, כך שגם אם אתם לא כותבים קוד, העלות של לקנות סקריפט כזה נמוכה משמעותית מפרויקט מערכת.
- כמה רשומות שיטס מחזיק לפני שנהיה איטי?
- הגבול הרשמי גבוה מאוד, אבל בפועל גיליון עם עשרות אלפי שורות, נוסחאות מקושרות והרבה משתמשים מתחיל להרגיש איטי הרבה קודם. אם אתם שם, זה כשלעצמו לא סיבה לעזוב, אבל זה סימן ראשון שהעומס מתקרב לקצה.
- האם מסוכן לנהל עסק על גיליונות?
- הסיכון האמיתי הוא לא אובדן נתונים, גוגל שומרת היסטוריית גרסאות מלאה, אלא שגיאות שקטות: מישהו מוחק שורה בטעות, ממיין עמודה אחת בלי השאר, או עובד על עותק ישן. בגיליון אין חוקים מי יכול לשנות מה, וכשחמישה אנשים נוגעים בו, זו שאלה של זמן.
- מתי הגיליון הופך לבעיה שחייבים לפתור?
- כשהתשובה לשאלה עסקית פשוטה, כמו כמה פניות פתוחות יש עכשיו, דורשת לפתוח שלושה קבצים ולשאול שני אנשים. או כשיש אדם אחד שרק הוא מבין את הגיליון, והעסק תלוי בזמינות שלו. בשלב הזה הגיליון כבר לא חוסך כסף, הוא מסתיר את המחיר.