אוטומציה לעמותות: המדריך המלא לניהול תורמים, מתנדבים ודיווחים
עמותה ממוצעת מריצה יותר תהליכים תפעוליים מעסק מסחרי באותו גודל: תרומות וקבלות, מתנדבים, דיווחים לרשם, אירועים והרשמות. וכמעט תמיד עם פחות ידיים. הנה מה אפשר להוריד מהצוות, ומה עדיף להשאיר אצל בני אדם.
עמותות מגיעות לאוטומציה מאוחר יותר מעסקים, ולא כי הצורך קטן יותר. להפך: עמותה ממוצעת מנהלת תורמים, מתנדבים, מוטבים, אירועים ודיווחים רגולטוריים, כל אחד עם התהליכים שלו, ולרוב עם צוות שכיר קטן שרץ בין כולם. הסיבה לאיחור היא תקציב, וזו בדיוק הסיבה שכשעמותה כן ניגשת לזה, חשוב לבחור נכון את מה שמאטמטים קודם.
כתבנו את המדריך הזה אחרי שראינו שוב ושוב את אותה תמונה: ארגון עם מטרה חשובה, אנשים מסורים, ותפעול שמורכב מעשרות גיליונות, טפסי גוגל ותיבת מייל אחת עמוסה שדרכה עובר הכל.
למה דווקא בעמותות העומס התפעולי גדול
עסק מסחרי מנהל בדרך כלל שני קהלים: לקוחות וספקים. עמותה מנהלת לפחות ארבעה: תורמים, מתנדבים, מוטבים, ורגולטור. לכל קהל יש מחזור חיים משלו, טפסים משלו וחובות תיעוד משלו.
- תורם צריך קבלה, עדכון על מה נעשה בכסף, ופנייה מחודשת בזמן הנכון
- מתנדב צריך קליטה, שיבוץ, תיאום ותודה, אחרת הוא מגיע פעם אחת ונעלם
- הרשם דורש דוח שנתי, פרוטוקולים ותיעוד כספי מסודר לאישור ניהול תקין
- אירועים והכשרות דורשים הרשמה, תזכורות, נוכחות וסיכום
כל אחד מהתהליכים האלה בנפרד קטן. ביחד, בעמותה עם שלושה אנשי צוות, הם יכולים לאכול יותר מחצי מהזמן שאמור ללכת לפעילות עצמה.
התהליך הראשון שמאטמטים: תרומה, קבלה, תודה
זה התהליך עם היחס הטוב ביותר בין עלות לתועלת, כי הוא רץ הרבה פעמים, זהה בכל פעם, ולא דורש שיקול דעת. הזרימה המלאה נראית כך: תורם משלם בעמוד התרומה, המערכת מפיקה קבלה מוכרת לצורכי מס, שולחת אותה במייל עם הודעת תודה בנוסח שלכם, רושמת את התרומה בבסיס הנתונים של התורמים, ומעדכנת את מי שצריך לדעת על תרומות מעל סכום מסוים.
ההבדל בין עמותה שמפיקה קבלות ביום ראשון בבוקר לבין עמותה שהקבלה יוצאת בה תוך דקה הוא לא רק חיסכון בזמן. תורם שמקבל קבלה מיד מרגיש שהכסף הגיע למקום מסודר.
בישראל רוב עמודי התרומה רצים על פלטפורמות ייעודיות כמו JGive או נדרים פלוס, או על סליקה עצמאית. לכל אחת מהן יש דרך לחבר את התרומה הנכנסת אל מערכת הקבלות ואל רשימת התורמים, חלקן עם חיבור מובנה וחלקן דרך כלי אינטגרציה. הפרטים משתנים לפי הפלטפורמה, אבל העיקרון זהה: התרומה נרשמת פעם אחת, בכל המקומות, בלי הקלדה.
מתנדבים: המקום שהכי הרבה עמותות מדממות בו
מתנדב שממלא טופס ולא מקבל תשובה תוך כמה ימים ברוב המקרים לא יחזור. זה הפסד שקשה למדוד, ולכן קל להתעלם ממנו. התיקון האוטומטי פשוט יחסית:
- 1הטופס נכנס לרשימה מסודרת עם סטטוס, לא לתיבת מייל
- 2המתנדב מקבל אישור מיידי עם מה שקורה עכשיו ומתי יחזרו אליו
- 3הרכזת מקבלת התראה עם פרטי המתנדב והשיבוצים הפתוחים
- 4אם לא טופל תוך שבוע, התהליך מזכיר לרכזת, לא למתנדב
שימו לב לעיקרון בשלב האחרון: התזכורת הולכת פנימה, לא החוצה. מתנדב שמקבל הודעות אוטומטיות חוזרות מרגיש שהוא מדבר עם מכונה. רכזת שמקבלת תזכורת פנימית סוגרת את הפנייה בשיחה אנושית.
מה אפשר לאטמט בעמותה, תהליך אחרי תהליך
| תהליך | מה רץ לבד | מה נשאר אנושי |
|---|---|---|
| תרומות וקבלות | הפקת קבלה, שליחה, רישום, סיכום חודשי | תודה אישית לתורמים משמעותיים |
| מתנדבים | קליטה, אישור, תיעוד שעות, תזכורות פנימיות | שיבוץ, שיחת היכרות, שימור |
| אירועים והכשרות | הרשמה, תשלום, תזכורות, רשימת נוכחות | התוכן עצמו והקשר עם משתתפים |
| דיווחים לרשם | איסוף הנתונים למקום אחד לאורך השנה | הדוח עצמו, אישורי הוועד, ההחלטות |
| ניוזלטר ועדכונים | רשימת תפוצה שמתעדכנת לבד, תזמון שליחה | מה כותבים ולמי |
כמה זה עולה, בכנות
הטווחים כאן הם הערכות שוק כלליות, לא מחירון. חיבור נקודתי אחד, למשל תרומה שנרשמת ומפיקה קבלה, נע בדרך כלל באלפי שקלים בודדים. מערכת מלאה לניהול תורמים ומתנדבים, עם טפסים, סטטוסים ודוחות, יכולה להגיע לעשרות אלפי שקלים, תלוי בכמות המערכות הקיימות שצריך לחבר.
שני דברים שכדאי לעמותה לבדוק לפני שהיא משלמת: אם יש לה אישור ניהול תקין, חלק מהקרנות מממנות פרויקטים של התייעלות דיגיטלית, שווה לבדוק לפני שמוותרים. ודבר שני, חלק מהכלים הגדולים נותנים למלכ"רים מחיר מוזל או חינם, ושווה לשאול כל ספק על זה במפורש.
מתי אוטומציה לא מתאימה לעמותה
נאמר את זה ישר: עמותה שכל הפעילות שלה היא עשרות תרומות בשנה וקומץ מתנדבים קבועים לא צריכה פרויקט אוטומציה. גיליון מסודר אחד ותבנית קבלה יעשו את העבודה, והכסף עדיף שילך לפעילות.
אוטומציה מתחילה להשתלם כשיש נפח: מאות תרומות בשנה, עשרות מתנדבים מתחלפים, אירועים חוזרים. ואם אתם לא שם עדיין, הדבר הנכון הוא לסדר את הנתונים בגיליון אחד נקי, כך שכשהצמיחה תגיע, יהיה על מה לבנות.
איך ניגשים לזה נכון
כמו בכל ארגון, מתחילים ממיפוי ולא מכלי: שבוע אחד רושמים כל משימה תפעולית שחוזרת, כמה זמן היא לוקחת ומי עושה אותה. ברוב העמותות שעשו את התרגיל הזה, שלושת הגוזלים הגדולים היו קבלות, תיאומי מתנדבים והכנת דיווחים. משם בונים לפי סדר: קודם מה שנוגע בכסף, אחר כך מה שנוגע באנשים, ובסוף מה שנוגע בנייר.
שאלות שחוזרות
- עמותה קטנה עם תקציב מצומצם, מאיפה מתחילים?
- מהקבלות לתורמים. זה התהליך שחוזר הכי הרבה פעמים, הכי מתוסכל ידנית, והכי זול לאטמט: חיבור בין עמוד התרומה למערכת שמפיקה קבלה ושולחת אותה במייל קורה בפרויקט קטן. אחריו, טופס מתנדבים שנכנס לרשימה מסודרת במקום למייל של הרכזת.
- יש לנו הכל בגוגל שיטס והרבה טפסים. זה רע?
- לא רע, זה השלב הטבעי. הבעיה מתחילה כשיש חמישה גיליונות שאף אחד לא יודע מי מעדכן, וכשמתנדב נרשם ואף אחד לא חוזר אליו. לא חייבים לזרוק את השיטס: קודם מחברים את הטפסים כך שכל רישום מייצר גם רשומה מסודרת וגם הודעה למי שאחראי.
- האם אוטומציה עוזרת לאישור ניהול תקין?
- בעקיפין, וזה שווה הרבה. ניהול תקין דורש תיעוד: מי תרם, כמה, מתי, ומה נעשה בכסף. כשהנתונים נאספים אוטומטית למקום אחד במקום להיאסף ידנית בסוף השנה, הדוח לרשם הופך מפרויקט של שבועיים לכמה שעות, והסיכוי לטעויות יורד.
- כמה עולה פרויקט אוטומציה לעמותה?
- טווחי השוק דומים לעסקים: חיבור בסיסי של תרומות וקבלות נע באלפי שקלים בודדים, מערכת ניהול תורמים ומתנדבים מלאה יכולה להגיע לעשרות אלפים. אלה הערכות שוק כלליות ולא מחירון. חלק מהספקים, וגם אנחנו, מתמחרים לעמותות אחרת מלעסקים.
- מה בעבודת העמותה לא כדאי לאטמט?
- את הקשר האנושי עם תורמים גדולים ועם מתנדבים ותיקים. הודעת תודה אוטומטית על תרומה של 100 שקלים היא שירות טוב. הודעת תודה אוטומטית לתורם שנתן 50 אלף היא נזק. הכלל שלנו: מה שמנהל מערכת יחסים נשאר אצל בני אדם, מה שמנהל תיעוד רץ לבד.